♫ Permohonan Paspor: Online dan Manual @ Kanim Kelas I Jakarta Pusat ♫

Bagi para treveller, selain menikmati keindahan alam serta objek wisata yang ada di Indonesia, tentunya mereka memiliki keinginan untuk menikmati wisata ke luar negeri. Nah, untuk keluar negeri, selain biaya yang perlu dipersiapkan, diperlukan pula dokumen-dokumen seperti Paspor dan Visa.

Dalam kesempatan kali ini saya akan mengupas sedikit pengalaman saya dalam pembuatan Paspor. Paspor yang saya buat ini gabungan antara sistem online dan manual. Kenapa? karena saat saya membuat paspor melalui sistem online, sistem itu sendiri mengalami kendala sehingga mengharuskan saya mengurus secara manual. Berarti sama aja seperti manual dong? Iya tepat sekali!

Jadi yang akan saya tulis ini merupakan pembuatan secara online yang berujung kepada sistem manual.

Selasa, 4 Februari 2014
Pertama kali yang perlu dilakukan untuk permohonan paspor secara online adalah memindai (scanning) dokumen yang diperlukan untuk upload berkas.

Apa saja yang dibutuhkan?

• Kartu Tanda Penduduk
• Kartu Keluarga
• Akte Kelahiran / Ijazah

ketiga dokumen di atas adalah dokumen wajib. Kalau saya, berhubung saya seorang PNS maka dokumen tambahan yang perlu saya scan adalah Surat Rekomendasi dari Atasan.
Setelah semua selesai di-scan maka langsung buka pendaftaran paspor online di alamat http://ipass.imigrasi.go.id:8080/xpasinet/faces/InetMenu.jsp

Dan akan muncul seperti ini:

Lalu pilih "Pra Permohonan Personal" dan akan muncul seperti ini:

dalam pengisiannya perlu diperhatikan. Jangan sampai salah mengisi (terutama nama) dan disesuaikan dengan data yang terdapat dalam KTP atau KK. Pilih jenis permohonan, berhubung saya nanti pertama kali keluar negeri, maka permohonan yang dipilih adalah "Baru - Paspor Biasa" dengan jenis paspor adalah "48H Perorangan". Arti 48H disini adalah 48 halaman. Dalam pemilihan banyak halaman, pilih saja 48 halaman dikarenakan paspor dengan 24 halaman biasanya untuk TKI.

Setelah semua data diisi lalu klik "Lanjut" dan akan muncul seperti ini:

apakah kita sudah yakin dengan data yang kita input sebelumnya? Kalau sudah yakin lalu pilih "Lanjut" maka kita akan masuk ke halaman selanjutnya seperti ini:

sama seperti sebelumnya, alamat rumah diisi sesuai dengan KTP atau Kartu Keluarga. Untuk alamat kantor dan alamat orang tua bisa disesuaikan. Jangan lupa untuk memasukkan nama Ayah dan Ibu serta Suami/Istri (apabila telah menikah).

Klik "Lanjut" maka akan muncul halaman seperti ini:

upload dokumen yang telah di-scan dengan urutan KTP, Kartu Keluarga dan Akta Kelahiran/Ijazah secara bertahap. Apabila dokumen telah berhasil di-upload maka scan tersebut akan muncul di atas nama dokumen tersebut.

Nah, kebetulan sampai dengan tahap ini saya tidak meng-upload berkas. Mungkin karena jam kerja sehingga traffic di servernya sedang sibuk-sibuknya.

Rabu, 5 Februari 2014
Melanjutkan yang kemarin dengan tahapan yang sama sampai dengan tahap upload berkas. Perbedaannya saya meng-upload pukul 03.00 pagi.

Tips dalam men-scan dan meng-upload berkas:

• file yang di-upload jangan berwana, harus grayscale dan format file adalah JPG bukan yang lain. (note: JPG dan JPEG berbeda). Bisa menggunakan converter gratis, contoh yang saya gunakan adalah Image Online Converter
• ukuran file min. 100kb dan max. 1.8mb. Solusinya adalah buka file  anda dengan program "Microsoft Office Picture Manager" lalu "Edit Picture" lalu "Compress Picture" dan pilih "Document"

Setelah semua file di-upload maka akan masuk ke halaman selanjutnya berupa:

pilih Kantor Imigrasi dimana nanti kita akan diwawancara, difoto dan diambil sidik jari. Contohnya, seperti saya yang memilih Kanim Kelas I Jakarta Pusat, maka nanti untuk pengurusan selanjutnya saya akan ke kantor imigrasi tersebut. Pemilihan kanim disesuaikan dengan lokasi terdekat saja karena pembuatan paspor tidak berdasarkan domisili. Lalu tekan "OK".

Halaman selanjutnya berupa konfirmasi bahwa e-mail telah dikirim ke alamat surel kita.

Selanjutnya buka e-mail tersebut yang berjudul "[SPRI] Konfirmasi Pendaftaran Paspor Online". Di dalam surel tersebut terdapat link untuk verifikasi e-mail dan konfirmasi pembayran beserta attachment berupa bukti permohonan untuk pembayaran. Download attachment-nya dan bawa ke Bank BNI terdekat untuk melakukan pembayaran. Untuk pembuatan paspor baru dikenakan biaya sebesar Rp.255.000,- dan administrasi bank sebesar Rp.5.000,-. Setelah pembayaran, kita akan diberikan 2 (dua) buah lembar tanda bukti pembayaran yang nanti kita bawa saat pengambilan paspor.

Setelah membayar, buka link yang ada di dalam e-mail dan kita akan masuk ke halaman sebagai berikut:

klik "Lanjut" dan kita akan dibawa ke halaman selanjutnya:

masukkan nomor bukti pembayaran bank yang terdapat di dalam tanda bukti pembayaran dari bank. Lalu masukkan kode yang terdapat dalam kotak. Terakhir pilih "Cek Tanggal".

Bagaimana? Apakah teman-teman ada yang bisa memilih tanggal? Saya hanya sampai tahap ini saja. Sudah dicoba berapa kali pun tidak bisa cek tanggal. Entah sistemnya yang error atau bagaimana. Seharian saya mencoba tidak bisa, sampai tengah malam pun tidak bisa.
Alhasil saya tidur saja.

Kamis, 6 Januari 2014
Dari subuh saya tetap mencoba untuk melakukan konfirmasi pembayaran tetapi tidak bisa. Akhirnya saya menelpon Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Pusat yang akan saya datangi nanti.

Hasil dari pembicaraannya adalah sistem online yang saya lakukan adalah sistem baru sejak akhir bulan Januari 2014. Maka itu sistem belum berjalan dengan baik. Saran dari petugas adalah kita melakukan permohonan paspor secara manual.

Hmm, padahal saya melakukan permohonan secara online agar tidak banyak membuang waktu untuk mengantri dan menghindari calo. Saya pun tetap berusaha melakukan konfirmasi pembayaran tetapi hasilnya nihil. Mau gak mau harus datang ke kantor imigrasinya secara langsung.

Maka dari itu untuk permohonan secara manual, dokumen yang perlu dipersiapkan berupa:

• Kartu Tanda Penduduk Asli dan 1 (satu) lembar fotokopinya
• Kartu Keluarga Asli dan 1 (satu) lembar fotokopinya
• Akta Kelahiran Asli dan 1 (satu) lembar fotokopinya
• Ijazah Asli dan 1 (satu) lembar fotokopinya

Tips dalam mempersiapkan permohonan paspor secara manual:

• Semua fotokopi harus dalam ukuran kertas yang sama, biasanya ukuran A4. Jangan menggunting fotokopi KTP !
• Walaupun sebenarnya dalam persyaratan dituliskan "Akte Kelahiran/Ijazah" tetap bawa dan persiapkan keduanya.
• Pastikan nama yang terdapat di semua dokumen sama 100%.
• Diharapkan menelpon terlebih dahulu kantor imigrasi tujuan untuk menanyakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan selain keempat dokumen di atas. Dalam kasus saya, saya memerlukan surat rekomendasi dari atasan.
• Tanyakan pula bagaimana proses pembuatan paspor di kantor imigrasi tujuan, berapa kuota pelaksanaan permohonan paspor dalam satu hari, berapa lama waktu pembuatan, berapa lama waktu tiap proses, dll.
• Tanya pula nama petugas yang menerima telepon sehingga bila terjadi ketidakcocokan saat kita telah di kantor imigrasi kita bisa memberikan penjelasan yang berasal dari petugas tersebut.

Jumat, 7 Januari 2014
Bangun pagi, kuterus mandi, tidak lupa mengosok gigi...

Jangan lupa untuk membawa bolpoin/pulpen.

Setelah subuh, saya berangkat menuju Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Pusat yang terlatak di daerah Kemayoran. Sampai di sana ternyata sudah ada beberapa orang yang menunggu di depan pagar untuk mengantri. Kira-kira sekitar 15-20 orang.

Ketika turun dari kendaraan, ada orang yang menghampiri bilang kalau nomor antrian sudah habis. Tapi saya tetap turun saja. Yang datang baru 15-20 orang kok antrian sudah habis. Padahal kuota untuk Kanim Kelas I Jakarta Pusat sebanyak 40 per hari.

Jadi dari pengalaman saya kemarin, nomor antrian itu dibuat oleh calo yang seolah-olah bertugas sebagai koordinator. Jelas saja nomor antrian sudah habis, sudah mereka tulis dulu nama-nama orang yang memakai jasanya. Antrian pun ditulis disecarik kertas lusuh dengan tulisan acak-acakan.

Beberapa orang menanyakan ke satpam tapi dari satpam juga tidak memuaskan. Mereka bilang mereka tidak mau tau urusan antrian, urusan antrian itu diatur sendiri oleh koordinator yang sudah bertugas di depan pagar. Padahal jelas-jelas itu koordinator palsu, bukan dari kantor imigrasi setempat.

Alhasil saya tetap menunggu sampai pukul 07.00 saat pintu gerbang dibuka. Tiba-tiba koordinator palsu itu langsung ke depan dan memanggil antrian dari nomor urut 1 sampai 40 yang dia catat di kertas lusuh tersebut. Anehnya nomor antriannya pun tidak disebutkan hanya menyebutkan nama saja. Jelas-jelas saya melihat siapa saja yang masuk dan ada orang yang datang lama setelah saya tiba di kantor itu, ternyata dia masuk di daftar antrian !! Aneh? Jelas saja. Orang-orang tersebut mendapatkan antrian bernomor A001 sampai A040

Akhirnya orang-orang yang tidak mendapatkan 'antrian' protes di depan pagar. Jadi satpamnya seakan-akan menelan ludah sendiri. Mereka tidak mau tau urusan di luar pagar tetapi mengizinkan orang-orang yang dipanggil oleh calo tersebut. Meh!
Tak gentar, protes tetap berlangsung sampai muncul petugas, yang saya pikir dia adalah pejabat yang menangani pelayanan di kantor tersebut.

Semua orang ingin bicara sampai gaduh! Panjang cerita, akhirnya petugas tersebut memberikan antrian tambahan sebanyak 40 lagi dari nomor antrian B001 sampai B040. Jadi total kuota untuk hari itu sebanyak 80 orang. Sialnya nomor antrian yang dia berikan itu acak dan saya mendapatkan nomor B025 (yang mana berarti saya nomor antrian 65 hari itu) sedangkan orang di depan saya mendapatkan nomor B011. Walapun diberi nomor antrian tambahan, petugas tersebut menyatakan bahwa mereka melayani semampunya saja. Jadi walaupun dapat nomor antrian tersebut belum tentu dapat dilayani hari itu juga. Tidaaaaaak!!

Pikir saya, saya mending nunggu sampai selesai Jumatan saja antrian sudah berjalan sampai dimana. Kalo dikira-kira tidak sampai antrian 65 berarti saya balik ke kantor saja.

Keanehan yang terjadi adalah saat mengantri untuk dipanggil ternyata ada orang yang baru datang tetapi mendapat antrian nomor 27 sampai 30. !!!!???? Berarti memang benar koordinator sialan itu adalah calo. Mau bukti lebih? saat saya menunggu antrian, ternyata orang dibelakang saya bertemu temannya yang telah selesai wawancara, foto, dan biometrik. Orang di belakang saya bertanya gimana temannya bisa dapet antrian awal. Dan temennya bilang dengan wajah polos kalau dia pake calo. Nah kan!! Mau lagi? Dengan mata saya sendiri, di depan pintu sedang ada transaksi pemakaian calo.

Yang saya dengar sih kemarin itu, jasa calo beragam harganya. Ada yang Rp.900.000,-, ada yang Rp.700.000,-, ada yang Rp.500.000,-. Entah apa perbedaannya, mungkin semakin mahal dia tidak perlu antri lagi, langsung wawancara, foto, sidik jari dan paspornya langsung jadi dalam 1 hari. Mungkin. Iya, mungkin.

Saat antrian dipanggil, kita akan mendapatkan formulir permohonan yang harus diisi dan dilampirkan fotokopian dokumen-dokumen kita. Khusus pembuatan paspor baru, segera ke koperasi untuk membeli surat pernyataan sebagai salah satu dokumen tambahan yang perlu dilengkapi.

Untuk Jumatan disediakan tempat di sebelah Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Pusat yaitu Gedung Angkasa Pura. Ruang Jumatan berupa aula di lantai 2 gedung tersebut.

Selesai Jumatan saya bertanya kepada petugas yang memanggil antrian, kira-kira antriannya dipanggil semua atau tidak. Berhubung kalau antrian tidak dipanggil semua, lebih baik saya pulang saja dan kembali ke kantor. Ternyata petugasnya bilang kalau dia telah mendapat instruksi dari atasannya bahwa khusus hari ini semua antrian (80 antrian) harus dilayani sampai selesai. Dan saya pun langsung tenang.

Akhirnya nomor antrian saya (B025) dipanggil dan formulir saya diperiksa beserta kelengkapan berkasnya. Kemudian saya mendapatkan nomor antrian baru dengan nomor B016. Nomor antrian yang baru memiliki arti bila kode nomor antriannya A0xx berarti antrian untuk perpanjangan paspor yang telah habis halaman atau mencapai masa berlakunya. Nomor antrian yang kode antriannya B0xx (seperti saya B016) berarti antrian untuk pembuatan paspor baru. Nomor antrian yang kode antriannya C0xx berarti pembuatan paspor dikarenakan hilang atau rusak. Masih ada lagi kode D0xx dan E0xx tetapi kemarin saya tidak terlalu mengingatnya.

Setelah menunggu akhirnya giliran saya menuju loket wawancara, foto dan sidik jari. Persiapkan formulir beserta fotokopi dokumen dan persiapkan pula dokumen asli. Petugas akan mengecek keabsahan data dari dokumen asli kita.

Tips untuk wawancara, foto, dan sidik jari:

• Tidak perlu takut, duduk dengan tegap, jawab dengan tegas.
• Jawab seperlunya dan apa adanya. Maksudnya jangan memberikan jawaban yang mengambang yang malah menimbulkan pertanyaan tak terduga.
• Kebanyakan pertanyaan hanya seputar data pribadi dan keperluan membuat paspor.
• Pakailah pakaian yang rapih (baju berkerah/kemeja, celana panjang dan sepatu). Pemilihan warna baju menentukan hasil foto. Dengan latar belakang foto yang berwarna putih, pilihlah baju berwarna gelap... tapi warna pemilihan baju tetap terserah pribadi masing-masing.
• Saat diminta melakukan pengecekan data yang petugas input, pastikan dengan benar bahwa data tersebut (baik nama, tempat tanggal lahir dsb. telah benar)

Pertanyaan wawancara yang saya alami beserta jawaban:

• Paspornya buat apa? Wisata pribadi
• Nanti mau kemana? Singapura
• Kapan? Bulan April
• Berapa hari? 3 sampai 4 hari
• Sama siapa aja? Keluarga
• Berapa orang? 6 dewasa dan 2 balita
• Banyak juga ya? Iya, jalan-jalan sama keluarga
• Sudah pesen tiket? Sudah
• oooo.... 

Setelah diwawancara, kemudian nanti kita akan difoto lalu diambil sidik jari untuk semua jari kita dari jempol kanan sampai kelingking kanan lalu jempol kiri sampai kelingking kiri.
Akhirnya saya dipersilahkan meninggalkan loket wawancara, foto dan sidik jari lalu melalukan pembayaran.

Pembayaran dilakukan di kasir di loket kasir atau loket EDC. Berhubung saya sudah membayar duluan dari sistem online sebelumnya, saya langsung ke loket pengambilan paspor untuk mendapatkan tanda bukti pengambilan paspor. Nanti di sana akan ditentukan kapan paspor dapat diambil. Untuk Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Pusat, lama waktunya adalah 3 hari kerja sejak wawancara, foto dan sidik jadi. Datanglah di waktu yang telah ditentukan, jangan mendahului dari hari atau jam yang telah ditentukan. Kalaupun tidak bisa mengambil paspor di hari yang ditentukan, datanglah keesokan harinya. Batas waktu pengambilan paspor adalah 1 bulan. Apabila dalam 1 bulan paspor tidak diambil maka paspor akan digunting dan kita harus mengajukan permohonan ulang.

Selesai pengurusan paspor saya kemarin pukul 16.30. Berarti sejak saya tiba di Kantor Imigrasi sampai pulang dari Kantor Imigrasi adalah 11 jam. Lelah? tentu saja. Lebih banyak emosi nunggu pelayanannya. Tapi hasil 11 jam itu saya anggap sebanding dengan selesainya pengurusan paspor saya.

Dari Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Pusat saya kembali ke kantor hanya untuk menyaksikan teman-teman saya hendak pulang kerja. Alhasil saya pulang pukul 19.30 dari kantor untuk menyelesaikan pekerjaan yang saya tinggalkan untuk mengurus paspor ini.

Saya berharap agar sistem permohonan paspor dapat ditingkatkan. Menutup celah yang memungkinkan para calo untuk masuk. Harapan saya yang lain adalah agar sistem permohonan paspor online dapat berjalan dengan baik, sehingga bisa memudahkan masyarakat dalam mengajukan permohonan paspor. Tidak banyak orang yang bisa meluangkan waktunya seharian untuk membuat paspor. Jangan sampai masyarakat disusahkan sehingga menggunakan calo. Bukannya dengan banyaknya masyarakat yang membuat paspor, penerimaan negara (dalam hal ini Penerimaan Negara Bukan Pajak) dapat meningkat?

Tips dalam membuat paspor:

• Pilihlan kantor imigrasi yang dekat dengan tempat tinggal sekarang. Lebih memudahkan.
• Selalu menelpon terlebih dahulu ke kantor imigrasi tujuan. Tanyakan prosesnya bagaimana, berapa tahapan, berapa hari, berapa kuota pelayanan, jam kerja, dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Perbedaan pekerjaan atau alamat tinggal dapat menambah dokumen yang diperlukan.
• Samakan data diri yang ada di dalam dokumen-dokumen. Perbedaan nama (atau data yang lain) bisa berujung penambahan dokumen baru seperti surat pernyataan penggantian nama atau surat pernyataan dari kecamatan. Rugi kalau sudah dapat nomor antrian ternyata berkas tidak lengkap.
• Pakai pakaian rapih seperti saat datang ke kantor pemerintahan lainnya.
• Persiapkan membawa semua dokumen yang diperlukan baik dokumen asli atau fotokopinya. Tidak membawa fotokopinya sama saja mengantri lagi di koperasi kantor imigrasi tersebut dan tentu saja biayanya lebih mahal.
• Bawa meterai bila memungkinkan. Pada beberapa kantor imigrasi mungkin menjual surat pernyataan secara terpisah dengan meterainya.
• Apabila ada yang tidak yakin dengan prosedur pembuatan atau kelengkapan dokumen, segera tanyakan kepada bagian informasi di kantor imigrasi tersebut.
• Charge baterai gadget, jangan sampai kehabisan.
• Hindari penggunaan calo, sebisa mungkin.

Bagaimana? Mudah bukan? Apakah teman-teman tertarik untuk membuat paspor?